Chez Moka, on rencontre des conservateurs, des directeurs de musées, des responsables de sites patrimoniaux... Certains rêvent d'ouvrir un petit musée associatif, d'autres veulent digitaliser leur billetterie, ou simplement arrêter de se noyer dans les tableaux Excel. À chaque fois, une question revient : "Comment tout gérer sans finir en burn-out ?"
La vérité ? Diriger un musée aujourd'hui, c'est un peu comme conserver une collection précieuse tout en l'exposant au public : il faut être partout à la fois. Et spoiler : il y a toujours une pièce qui manque à l'appel pile au mauvais moment !
Vous passez plus de temps sur Excel que dans vos réserves ? Vous n'êtes pas seul. La plupart des directeurs de musées que nous rencontrons nous disent la même chose : "J'ai choisi ce métier pour le patrimoine, pas pour la paperasse".
Dans cet article, vous découvrirez comment Moka transforme la gestion culturelle avec Odoo en unifiant billetterie, boutique, planning et pilotage... sans tout chambouler.
La réalité des musées : trop de pièces dispersées dans la collection
On le sait, la gestion des musées peut vite tourner au cauchemar administratif. Un logiciel pour la billetterie, un autre pour la boutique, un troisième pour la compta... sans parler des fichiers Excel qui traînent sur cinq ordinateurs différents.
Vous savez ce moment magique où un visiteur vous demande un duplicata de facture de l'année dernière, et que vous priez pour que ce soit bien sauvegardé quelque part entre le disque dur externe et l'ordinateur de votre collègue partie en retraite ? Voilà. On connaît.
Résultat ? Perte de temps, perte d'argent, stress et informations dispersées partout comme des œuvres mal cataloguées.
Les équipes des musées passent leur temps à :
- Ressaisir les mêmes infos trois fois (la résa du groupe scolaire dans l'agenda, puis dans la compta, puis dans le tableau des stats...)
- Chercher l'information qui manque (c'était dans quel fichier déjà ?)
- Jongler entre 5 onglets ouverts pour faire UNE facture
- Expliquer au nouveau stagiaire comment fonctionne "le système" (comprendre : le bricolage mis en place au fil des années)
La solution ? Un système unifié qui parle à tous vos outils
Grâce à notre expertise sectorielle couplée à la puissance d'Odoo, nous avons développé des modules Moka qui répondent spécifiquement aux besoins des musées : : billetterie multi-tarifs, événements, boutique, comptabilité, planning des équipes, analyse de fréquentation, contrôle d'accès...
Imaginez un peu : plus aucune double saisie, tout est connecté, même votre site web !
Mais la billetterie n'est que la porte d'entrée. La vraie transformation, c'est quand tout communique : votre caisse physique parle à votre boutique en ligne, vos réservations alimentent automatiquement votre compta, vos stats de fréquentation se mettent à jour en temps réel...
Pour le directeur, le personnel d'accueil et les visiteurs, ça change tout. Un service fluide de la réservation à la sortie, c'est la garantie d'une visite réussie !
Enfin un outil qui comprend votre métier
une billetterie qui s'adapte à VOTRE musée
Tarifs, créneaux et jauges : la complexité en un clic
Les visiteurs des musées ne sont pas tous pareils. Vous avez des tarifs réduits, des gratuités, des groupes scolaires, des pass famille... Et tout ça doit être géré proprement, sans erreur de caisse en fin de journée.
Avec Odoo, vous créez vos grilles tarifaires comme vous voulez :
✅ Tarif plein / réduit / famille / groupe / gratuit
✅ Conditions automatiques (gratuit -12 ans, réduit étudiant...)
✅ Créneaux horaires avec jauges maximales
✅ Vente en ligne ou sur place (caisse physique)
✅ Billetterie pour expositions temporaires ou événements spéciaux
Le petit plaisir coupable ? Regarder les réservations tomber à 2h du matin pendant que vous dormez. Bon, d'accord, vous ne REGARDEZ pas vraiment à 2h du matin (enfin, on espère). Mais c'est quand même satisfaisant de voir le lendemain matin que des gens ont réservé pendant la nuit, sans que vous ayez levé le petit doigt.
💬 TÉMOIGNAGE
"Avant, à chaque fois qu'on créait un nouvel atelier, c'était la panique : comment gérer les inscriptions ? Combien de places restantes ? Avec la solution Moka, j'ajoute l'événement, je définis la jauge, et ça roule. Les gens réservent en ligne, même à 22h le dimanche. Ça change la vie !"
— Julien M., Responsable Musée du Patrimoine Local
Pourquoi devez-vous limiter le nombre de visiteurs simultanés ?
Parce que c'est obligatoire... mais pas seulement ! Vous connaissez votre capacité d'accueil réglementaire : pas le choix, c'est la sécurité.
Vous voulez aussi offrir une vraie expérience : un musée bondé où l'on se bouscule, ce n'est agréable pour personne. Et pour vos visites guidées ? Vous le savez : au-delà de 15-20 personnes, impossible de maintenir l'attention du groupe.
Avec notre système de gestion des jauges, vous paramétrez vos jauges en 2 clics et le système refuse automatiquement les réservations au-delà du seuil. Plus de surbooking, plus de stress !
Vous souhaitez voir comment configurer simplement votre billetterie Odoo pour votre musée ?
Pass annuels : votre arme secrète pour fidéliser
Vous rêvez de visiteurs qui reviennent encore et encore ? Le pass annuel, c'est exactement ça : transformer un curieux en habitué.
Et ça marche ! Vos détenteurs de pass ne viennent pas "une fois dans l'année". Ils reviennent plusieurs fois prennent le temps de flâner à la boutique (d'où un panier moyen bien plus élevé), et surtout ! ils parlent de vous. À leurs amis, leur famille, leurs collègues. Ce sont vos meilleurs ambassadeurs.
Grâce à notre module de fidélisation, vous créez vos formules en 5 minutes : pass solo ou famille, Une fois paramétré, le système fait tout seul : 12 mois de validité dès l'achat, avantages exclusifs (10% à la boutique, accès prioritaire...), et emails personnalisés quand vous lancez une nouvelle expo ou un atelier.
Le vrai bonheur ? Reconnaître les visages qui reviennent. Ce visiteur qui pousse la porte pour la 4ᵉ fois, vous le saluez presque par son prénom. Il file direct vers sa salle coup de cœur, il vous raconte sa semaine... Certains directeurs de musées nous confient qu'ils reconnaissent leurs habitués dès l'entrée. C'est ça, la magie du pass annuel : créer une vraie communauté autour de votre musée.
💬 TÉMOIGNAGE
"On hésitait à lancer un pass annuel, on pensait que ça ne marcherait pas dans notre petite ville. Résultat : 3 visiteurs sur 10 le prennent maintenant ! Et ils reviennent régulièrement, parfois juste pour boire un café à la boutique. On a créé une vraie communauté. Le plus fou ? On a enfin du temps pour travailler sur la médiation culturelle plutôt que sur des tableaux Excel."
— Marie D., Directrice Musée des Traditions
Et concrètement, comment ça marche à l'entrée ?
Du QR code au portique, l'équipe Moka vous accompagne pour choisir la solution de contrôle d'accès adaptée à votre taille et votre affluence :
Simple&rapide : Le smartphone ou la scannette
Votre agent d'accueil scanne les QR codes des billets avec une appli sur son smartphone ou à l'aide d'un lecteur scanner depuis le Pont de vente. C'est tout. Ça valide le billet en temps réel et incrémente votre compteur de visiteurs.
Parfait pour : Petits musées, sites avec affluence modérée, budgets serrés
Automatisé : Les portiques d'accès
Pour les musées avec beaucoup de passage, vous pouvez connecter des portiques à votre système. Le visiteur scanne son QR code, le portique s'ouvre automatiquement.
Parfait pour : Sites à forte affluence, musées avec jauges strictes, sites patrimoniaux classés
💬 TÉMOIGNAGE
"Le scan de QR code à l'entrée, on avait peur que ça fasse 'trop technologique' pour notre public senior. En fait, c'est l'inverse : ils adorent ! Plus besoin de faire la queue pour échanger leur voucher, et nous, on sait exactement qui est entré et à quelle heure. Pendant les grandes expos, c'est juste indispensable."
— Sophie L., Responsable Billetterie Domaine du Château
Enfin des chiffres clairs pour piloter sereinement
Combien de visiteurs ce mois-ci ? Quelle est la meilleure journée de votre musée ? La boutique est-elle vraiment rentable ? L'expo temporaire attire-t-elle du monde ?
Avant, quand on vous demandait "Combien de visiteurs en juillet ?", vous lanciez une recherche mentale dans 3 fichiers Excel différents. Maintenant ? Vous ouvrez votre tableau de bord, et PAF, la réponse est là. En 2 secondes. (Et vous avez même l'air hyper pro devant votre conseil d'administration.)
Les directeurs des musées que nous accompagnons voient en temps réel :
✅ Leur chiffre d'affaires détaillé (par type de billet, par produit...)
✅ Leur taux de remplissage par créneau (pour anticiper les besoins en personnel)
✅ Leurs top produits à la boutique (pour optimiser les stocks)
✅ Leurs périodes creuses et pleines (parfait pour adapter les horaires)
✅ La répartition de leur public (individuel, groupes, scolaires...)
Et si votre Président ou votre Conseil d'Administration demande un rapport sur l'activité du musée ? Vous l'exportez en 2 clics. Terminé les nuits blanches avant votre réunion annuelle !
💬 TÉMOIGNAGE
"Chaque trimestre, je devais présenter un rapport d'activité au conseil départemental. Avant, ça me prenait 2 jours de collecte de données entre 4 fichiers différents. Maintenant ? 15 minutes. J'exporte le tableau de bord en PDF, et c'est plié. Je peux même filtrer par type de public, par expo, par jour de la semaine... Le rêve."
— Thomas R., Directeur Musée d'Histoire
Planning et organisation : on n'oublie plus rien !
Au-delà de la billetterie, Moka vous accompagne et vous aide à orchestrer toute l'activité de votre musée.
Un groupe de 40 personnes arrive mercredi dans votre musée. Visite guidée, atelier enfants, expo temporaire... Avant, c'était facilement 1h30 de coordination et la boule au ventre jusqu'au jour J. Maintenant ? 10 minutes maxi et l'esprit tranquille.
Vous créez votre événement, vous ajoutez vos prestations, et hop : le système alerte automatiquement les bonnes personnes. Changement d'horaire de dernière minute ? Tout le monde est prévenu instantanément par email ou SMS.
C'est ça, transformer la gestion culturelle : partir d'un besoin concret (billetterie) et débloquer tout le reste naturellement.
Ils l'ont fait !
Les musées qui ont franchi le pas
Boutique physique + boutique en ligne : synchronisées et rentables !
Beaucoup de musées ont une belle boutique physique... mais pas de vente en ligne. Résultat ? Du chiffre d'affaires qui part chez Amazon ou la Fnac, et des visiteurs qui hésitent devant un produit puis l'oublient une fois rentrés chez eux.
Avec notre module e-commerce intégré, votre catalogue s'affiche automatiquement sur votre site web. Un seul stock, une seule gestion, deux canaux de vente.
Les avantages concrets :
✅ Vente immédiate : Un produit se vend en boutique ? Le stock en ligne se met à jour automatiquement. Plus de clients déçus qui commandent un livre épuisé.
✅ Vente différée : Un visiteur hésite devant un catalogue d'exposition ? Il peut le commander tranquillement depuis chez lui, deux jours après sa visite. Vous captez des ventes que vous perdiez avant.
✅ Votre marque gagne : C'est vous qui vendez vos produits dérivés, pas un géant du web.
Résultat : plus de chiffre d'affaires boutique, sans doubler votre charge de travail..
💬 TÉMOIGNAGE
"Notre boutique marchait bien sur place, mais on perdait beaucoup en ne vendant pas en ligne. Avec Odoo, notre catalogue est le même partout : site web, caisse physique, inventaire. Quand un produit se vend en boutique, le stock en ligne se met à jour tout seul. Plus de bourdes, plus de clients déçus.
— Claire V., Responsable Musée & Boutique
La compta qui se fait (presque) toute seule
Plus aucune erreur de caisse, tout est tracé. En cas de contrôle, on est sereins. Les factures se génèrent automatiquement. La TVA est calculée correctement. Les virements des groupes sont suivis.
Voilà comment Moka transforme la gestion culturelle : en vous donnant les clés pour décider, pas subir.
Vous aussi, vous voulez simplifier la gestion de votre musée ?
On comprend : passer d'un système à un autre, ça fait peur. C'est normal. Chez Moka, on accompagne des musées de toutes tailles depuis des années. Et on commence toujours par... discuter.
Que vous rêviez d'ouvrir un petit musée associatif ou de digitaliser votre institution centenaire...
C'est exactement ce qu'on aime chez nos clients : voir naître des projets qui ont du sens et accompagner des gens passionnés par le patrimoine !
L'expérience des musées que nous accompagnons montre que la transition se fait en douceur, avec notre accompagnement personnalisé.
Accessible de partout (même en vacances quand tout roule tout seul), cette solution cloud suit les équipes des musées sans leur coller aux basques.