Contexte
Depuis Odoo, il vous est possible d'envoyer des mails depuis les différentes applications. Si vos destinataires vous répondent, il est très confortable de pouvoir retrouver son message à la suite de celui que vous avez envoyé initialement.
C'est en configurant le serveur de messagerie entrant sur vous pouvez centraliser les échanges avec vos partenaires. Fini les mails qui se perdent entre toutes les boites mails des acteurs du dossier. Chacun pourra alors consulter l'historique des échanges sur un document sans avoir à demander l'accès aux messages à ses autres collègues.
De même, cette fonctionnalité vous permettra de définir des adresses mail dédiées à des processus précis, comme par exemple :
- Une boite sales@, permettant d'enregistrer les opportunités commerciales sur le pipeline d'une équipe commerciale,
- Une boite demande@ permettant de créer des tâches dans un projet,
- Une boite facture@ permettant de centraliser les factures des fournisseurs (avec les EDI, vos factures électroniques peuvent être interprétées par Odoo),
- Une boite talent@ pour recevoir des candidatures pour vos recrutements,
- Une boite frais@ pour centraliser les justificatifs de frais de vos équipes,
- ...
Prérequis : l'alias
Avant de pouvoir configurer, il est important pour votre fonctionnement de créer un compte email dédié à Odoo. Ce compte email devra permettre d'y associer des alias qui seront utilisés par Odoo comme on l'a vu dans les exemples présentés plus haut.
Le fonctionnement :
- Le compte email dédié à Odoo est configuré comme serveur de messagerie entrant,
- Tous les alias de ce compte sont collectés dans cette boite email,
- Odoo va récupérer les messages de cette boite, puis :
- Crée des nouveaux documents si besoin (facture, opportunités, ...)
- Ajouter une réponse à un document si un utilisateur avait envoyé un message aux abonnés et que l'un d'eux répond.
Vous ne trouvez pas d'idée pour le compte d'alias ?
Vous pouvez le nommer erp@.
Ajoutez immédiatement les alias suivants :
- notifications@
- facture@
Serveur de messagerie entrant
Maintenant que le compte erp@ est configuré, vous allez devoir renseigner ses informations de connexion à Odoo. Rendez vous dans Paramètres > Technique > Serveurs de messagerie entrants, puis créez un nouveau serveur et renseignez les valeurs suivantes (informations à demander à votre responsable SI) :
- Type de serveur,
- Nom du serveur
- Port,
- Utilisateur,
- Mot de passe.
Testez et confirmez, Odoo pourra dorénavant récupérer les mails qui le concerne.
